CONGRES ET CONFERENCES

Touraffaires vous propose d’organiser votre congrès ou votre conférence. Qu’il s’agisse de trouver un palais des congrès à Marseille, de louer d’une salle de conférence sur l’Île Maurice ou d’organiser en totalité votre événement en Bretagne, notre équipe de professionnels se tient à votre disposition.

• Les conférences

Organiser une conférence, en France ou à l’étranger, nécessite une logistique importante : définition du lieu, repérage, réservation, transport, badges, sonorisation de la salle de conférence, éclairage, prestations annexes, sont quelques unes des missions qui doivent être parfaitement remplies.

Une logistique importante doit être mise en place ainsi qu’une coordination précise des sous-traitants. Notre intervention vous permettra de vous concentrer sur l’aspect commercial et relationnel de votre évènement professionnel.

• Les congrès

Le congrès est une réunion rassemblant des personnes ne venant pas obligatoirement de la même entreprise et n’exerçant pas forcément le même métier, pour échanger leurs idées. En général, les congrès rassemblent un nombre important de participants qui se regroupe autour d’un thème commun directement lié à leurs activités.

Vous cherchez à réunir lors d’un congrès des salariés, des prospects, des clients ou des personnes ayant un intérêt commun au votre dans une structure suffisamment vaste et disposant de toutes les facilités de communication ? Nous nous chargeons de l’organisation de votre congrès partout dans le monde, ou tout simplement dans l’un des 120 centres de congrès que compte la France.

Gestion de l’auditorium, salles de commissions et de sous-commissions, bureaux, accès à Internet par bornes dédiées ou WIFI, visioconférence, animations, décors, logistique, hébergement, restauration sont autant de domaines que nous pouvons prendre en charge à votre demande, afin que vous puissiez vous concentrer sur la communication de votre événement et sur le pilotage de votre congrès.

Vous êtes à la recherche d’un Palais des Congrès à Paris ? Vous souhaitez organiser votre manifestation dans une salle de congrès en mesure d’accueillir tous vos participants ou vous désirez simplement que l’on vous guide dans votre sélection ?
Nos services couvrent toutes les phases de l’organisation des congrès : de la recherche des prestataires à l’encadrement des participants sur place. Pour tous ces services, nous saurons vous proposer une réponse rapide sous forme de devis. Notre équipe est à votre écoute pour vous conseiller dans votre sélection.

Les étapes dans l’organisation de congrès ou de conférences :

En relation constante avec vous, nous procéderons par étapes, pour l’organisation de votre événement :

- Recherche et Sélection du site (Palais des congrès à Bordeaux, centre de conférence à Lille, location d’une ou plusieurs salles de réunion en Tunisie) : Touraffaires vous propose une présentation complète des meilleures salles pouvant accueillir des congrès ou des conférences en France et à l’étranger.

- Gestion de l’hébergement : Vous connaissez votre destination et le site parfait pour l’accueil de votre conférence ou votre congrès, nous vous aidons maintenant à trouver un ou plusieurs hôtels pour accueillir les participants.

- Gestion des transports et des transferts : Bénéficiez de notre double expérience en tant qu’agent de voyages et organisateur d’événement ! Pour vous faire perdre le moins de temps possible dans les transports, nous trouvons les solutions optimales et réservons pour vous les vols, billets de trains ou locations de voiture.

La logistique de votre événement :

Une fois sur place, Touraffaires pense à tout !

- Accueil et encadrement des participants : Le rassemblement d’un très grand nombre de participants requiert une organisation irréprochable en matière d’encadrement et d’accueil des participants. Le personnel d’accueil, bilingue ou trilingue si nécessaire, guidera les participants à travers le palais des congrès.

- Location des équipements : Nos services comprennent la mise en place d’installations particulières et la location de nombreux équipements. Nous prenons en charge : la location, l’installation et la gestion de tout le matériel par des techniciens spécialisés.

- Décoration et fléchage : La personnalisation de la salle ou du palais des congrès par le biais d’installations diverses portant votre logo, de parcours fléchés... permet aux participants de mieux s’orienter dans des installations souvent étendues.

L’organisation d’un congrès et d’une conférence réussis est un vrai plus pour la communication de votre entreprise. Le grand nombre de personnes qui y assisteront et l’ampleur de l’événement en augmenteront les effets positifs.

Vous souhaitez faire appel à nous pour la prise en charge partielle ou totale de l’organisation de votre congrès ou de votre conférence ? Contactez nous par téléphone, mail, courrier ou en remplissant notre formulaire en ligne !